Ley 1581 de 2012

Política de tratamiento de datos personales

Vigente desde: [PENDIENTE: fecha de publicación]

En Moya Consultores cuidamos tu información con la misma reserva con la que llevamos tu contabilidad. Esta política explica qué datos recogemos, para qué los usamos, cuáles son tus derechos y cómo puedes ejercerlos, de acuerdo con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (que incorpora el Decreto 1377 de 2013) y demás normas que los modifiquen o complementen.

1. Responsable del tratamiento

2. Definiciones

• Dato personal: cualquier información que te identifique o te pueda identificar.
• Titular: la persona a la que pertenecen los datos.
• Tratamiento: cualquier operación sobre los datos, como recolectarlos, guardarlos, usarlos, enviarlos o suprimirlos.
• Responsable: quien decide sobre el tratamiento de los datos. En este caso, Moya Consultores.
• Encargado: quien trata los datos por cuenta del responsable.
• Autorización: tu consentimiento previo, expreso e informado para que tratemos tus datos.
• Dato sensible: el que afecta tu intimidad o cuyo mal uso puede generar discriminación, como datos de salud, origen étnico u orientación política.

3. Qué datos recogemos

• Datos de identificación y contacto: nombre, cédula o NIT, teléfono, correo y dirección.
• Datos de tu negocio: RUT, régimen tributario, actividad económica, información de Cámara de Comercio.
• Información contable, tributaria y financiera: facturas, extractos bancarios, declaraciones y soportes.
• Datos de nómina de tus empleados, cuando nos contratas ese servicio: identificación, salario, afiliaciones a seguridad social y novedades.
• Los mensajes que nos envías por WhatsApp, correo o en reuniones.

4. Para qué usamos tus datos

• Responder tus mensajes y agendar el diagnóstico gratis.
• Preparar el informe de diagnóstico y las propuestas de servicio.
• Prestar los servicios contratados: contabilidad, impuestos, nómina, trámites y tableros financieros.
• Presentar declaraciones e información ante la DIAN, la UGPP, la Secretaría de Hacienda municipal, la Cámara de Comercio y demás entidades, cuando el servicio lo requiera.
• Enviarte recordatorios de vencimientos, informes y comunicaciones relacionadas con tu servicio.
• Facturar, cobrar y cumplir nuestras obligaciones legales y contables.
• Enviarte información sobre nuestros servicios, solo si lo autorizas. Puedes pedir que dejemos de hacerlo en cualquier momento.

5. Datos sensibles y de menores de edad

No estás obligado a entregarnos datos sensibles. Si un servicio los requiere (por ejemplo, incapacidades médicas en la nómina), te pediremos autorización expresa y te diremos para qué los usaremos. Solo tratamos datos de niños, niñas y adolescentes cuando es necesario para el servicio (por ejemplo, beneficiarios en seguridad social), respetando su interés superior y con autorización de su representante legal.

6. Tus derechos

Como titular de los datos tienes derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
2. Pedir prueba de la autorización que nos diste.
3. Saber, si lo pides, qué uso le hemos dado a tus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber hecho tu consulta o reclamo ante nosotros.
5. Revocar la autorización o pedir que suprimamos tus datos, salvo cuando exista un deber legal o contractual de conservarlos.
6. Acceder gratis a tus datos personales.

7. Cómo hacer una consulta o un reclamo

Escríbenos a moyaconsultores1@gmail.com o por WhatsApp al 310 612 8480 con tu nombre, número de identificación, qué solicitas y un medio para responderte.

• Consultas: te respondemos en máximo 10 días hábiles. Si no alcanzamos, te avisamos el motivo y te respondemos en máximo 5 días hábiles más.
• Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): te respondemos en máximo 15 días hábiles. Si no alcanzamos, te avisamos el motivo y te respondemos en máximo 8 días hábiles más. Si el reclamo está incompleto, te pedimos lo que falta dentro de los 5 días siguientes. Si no lo completas en 2 meses, entenderemos que desististe.

8. Con quién compartimos tus datos

No vendemos tus datos. Solo los compartimos con:

• Entidades públicas, cuando la ley o el servicio lo exigen (DIAN, UGPP, entidades de seguridad social, Secretarías de Hacienda, Cámara de Comercio).
• Proveedores que nos ayudan a prestar el servicio, como software contable, de facturación y nómina electrónica, almacenamiento en la nube y correo. Ellos actúan como encargados y deben proteger tus datos.

Algunos de estos proveedores pueden guardar la información en servidores fuera de Colombia. En esos casos exigimos niveles adecuados de protección, según la ley.

9. Seguridad y reserva profesional

Como contadores públicos tenemos el deber de reserva profesional (Ley 43 de 1990). Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para evitar la pérdida, el acceso no autorizado o el mal uso de tu información.

10. Cuánto tiempo guardamos tus datos

Mientras dure la relación contigo y luego por el tiempo que exijan las normas contables, tributarias y comerciales. Los datos que nos envías solo para el diagnóstico, si no contratas, los eliminamos cuando nos lo pidas.

11. Cambios a esta política

Si cambiamos esta política, publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha de vigencia. Si el cambio es importante, te avisaremos antes por los medios de contacto que tengamos.

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